Un sistema de información basado en costos para la toma de decisiones sobre precios : caso aplicado a una empresa multiproductora del sector gastronómico

Abstract

La información es un recurso valioso en toda organización y el tratamiento eficiente que se le dé a la misma facilita la toma de decisiones en los diversos niveles organizacionales. El rubro gastronómico, al igual que la gran mayoría de los sectores de la economía, enfrenta grandes desafíos; el contexto inflacionario, la alta competencia y la complejidad de los costos exigen a las empresas contar con el apoyo de sistemas de información. El presente trabajo se basa en un estudio de caso de una empresa gastronómica cuya principal necesidad radica en poder identificar y cuantificar los costos de cada uno de los productos vendidos, así como también mejorar la forma en la que se toman las decisiones en lo que respecta a los precios de venta de sus productos. El desarrollo de la investigación sigue el método de investigación acción, el cual permite que el investigador intervenga en la organización bajo análisis, contemplando cuatro fases: de diagnóstico, de investigación profunda, de acción, y por último, de evaluación. Como actividad inicial se realiza un mapeo de la situación actual de la empresa con respecto al sistema de información y la forma en que son tomadas las decisiones sobre precios. Se busca comprender su estructura de costos para definir y aplicar un método de costeo adaptado a su estructura. Se definen los principales productos que son utilizados como base para el análisis en el sistema para luego recopilar las recetas junto con los procedimientos de elaboración de cada uno de ellos. Luego se propone un sistema de información, con base en costos, teniendo en cuenta los requisitos informacionales necesarios para su desarrollo. Los resultados del sistema se analizan mediante la comparación de los precios de venta arrojados por el sistema con dos precios de referencia: los fijados por el Director y Gerente antes del uso del sistema y los precios fijados por la competencia para productos similares. Finalmente se lleva a cabo una evaluación preliminar acerca de la implementación y el uso del sistema durante un período de tiempo a través del análisis de las reacciones y percepciones de los usuarios finales. La empresa acepta e institucionaliza el sistema y considera que agiliza y facilita el proceso de decisión para fijar precios y tomar decisiones.

Information is a valuable resource in any company and needs to be organized efficiently in order to facilitate decision making process in every organizational level. Restaurant industry, like most sectors of the economy, faces major challenges such as inflationary context, high competition and complex structure costs that force companies to count on the right information systems. In this research a case study is used to examine a restaurant and deli whose primary needs are to identify and quantify the cost structure of every menu item as well as enhance the quality of pricing decisions. The investigation explores an action research method, which allow the researcher to get involved in the organization under analysis, taking into consideration four phases: diagnostic, deep research, action, and finally evaluation. First of all, the current situation of the company is mapped in order to identify the information system and decision making process. Additionally, it seeks to understand its cost structure to define and implement a cost method adapted to its structure. Menu items are identified, recipes are developed and elaboration process are checked. An information system is then suggested, based on costs, taking into account the informational requirements. Once the system is developed, results are analyzed by comparing sales prices thrown by the system with two reference prices: prices fixed by the manager before the implementation of the system and prices fixed by the competition for similar menu items. Finally, a preliminary evaluation about the implementation and uses of the system for a period of time is made, through the analysis of the reactions and perceptions of the users. The findings show that the system has been suggested by the managers as an appropriate tool for guiding and directing the process of making decisions in pricing.